Zwar ist Deutschland, was die Digitalisierung angeht, noch immer ein Entwicklungsland, doch auch hier schreitet die Entwicklung stetig fort. Die Digitalisierung gilt gemeinhin als Fluch und gleichzeitig Segen. Eines ist sicher, durch die Digitalisierung wird die Arbeit in den Anwaltskanzleien maßgeblich umgestaltet. Egal ob das elektronische Anwaltspostfach beA, E-Akten, elektronische Faxe, Kanzlei Software oder legal Tech - an der Digitalisierung kommt letztlich keine Anwaltskanzlei vorbei.

Sie bietet jedoch gerade für Anwälte vielfache Möglichkeiten, etwa ihre Arbeit freier zu gestalten, Abläufe zu automatisieren und zu vereinfachen. Insbesondere durch die Rechtsprechungsdatenbanken Juris und Beck-online wurde der Aufwand im Rahmen der Rechtsprechungsrecherche bereits erheblich durch die Digitalisierung verringert.

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Im Rahmen der Digitalisierung können schon profane Details eine spürbare Arbeitserleichterung mit sich bringen. In den meisten Fällen greifen die einzelnen Möglichkeiten regelmäßig ineinander über. Ihnen ist gemeinsam, dass sie das Arbeiten in der Anwaltskanzlei maßgeblich umgestalten. Dennoch ist es problemlos möglich, den digitalen Um- und Ausbau schrittweise zu gestalten. Im folgenden Artikel zeigen wir Möglichkeiten auf, das Arbeitspensum durch eine geschickte Nutzung der Digitalisierung zu verringern und somit die Chance für höhere Erträge zu optimieren.

In unserem Beitrag thematisieren wir für Sie folgende Schwerpunkte:


Zeitersparnis und Flexibilisierung durch E-Akten und Cloud-basierte Speicher

Die Nutzung von E-Akten kann für den Anwalt aus verschiedenen Perspektiven eine erhebliche Arbeitserleichterung und Freiheit in der Arbeitsgestaltung darstellen. Einige Vorteile möchten wir für Sie genauer unter die Lupe nehmen:

Schlagwortsuche in Dokumenten

So tritt eine Arbeitserleichterung bereits dadurch ein, dass mit der Schlagwortsuche in den Akten und/oder Gerichtsentscheidungen das zielgenaue Nachlesen einzelner Gedankengänge und Fragestellungen erheblich erleichtert wird. Es ist nicht mehr nötig, ganze Abschnitte zu lesen, um die betreffende Stelle zu finden. Die Schlagwortsuche bei digitalisierten Akten bringt gerade in komplexen Sachverhalten eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis mit sich.

Um dies noch effizienter zu gestalten, sind kleinere Kniffe zu beachten. So ist es nötig, beim Einscannen von Dokumenten die Texterkennung zu aktivieren. Sollte dies nicht geschehen sein, lässt sich die Texterkennung in den PDF-Dokumenten auch nachträglich durch verschiedene PDF-Tools problemlos durchführen.

Extern abrufbare Speicher

E-Akten - Arbeitserleichterung für den Anwalt

Verknüpft man die E-Akte mit einem Cloud-basierten Speicher oder einem extern abrufbaren Server, so ermöglicht dies dem Anwalt von nahezu jedem Punkt auf der Welt, auf seine Daten zuzugreifen und zu arbeiten. Dies ist teils sogar ohne Internetzugang möglich. Die bearbeiteten Inhalte werden dann zu einem späteren Zeitpunkt, sobald der Internetzugang wieder möglich ist, synchronisiert. So können gerade Fahrzeiten im Zug oder Flieger zum Arbeiten an den aktuellen Fällen genutzt werden. Dadurch ist der Rechtsanwalt stets flexibel und eine erhebliche Zeitersparnis sorgt für ein effektives Arbeiten.

Zudem wird dadurch ein stetiger Zugriff bspw. mit dem Smartphone oder dem Tablet auf sämtliche Termindaten, Fristen und Aufgaben ermöglicht. In Zeiten, in denen das Arbeiten im Homeoffice immer wichtiger wird, bringt dies einen erheblichen Vorteil mit sich.

Sämtliche Akten immer an Ort und Stelle griffbereit, ebenso wie sämtliche Kontaktdaten, Notizen und Vermerke. Das erleichtert den Arbeitsalltag ungemein und das Wälzen dicker Aktenordner gehört der Vergangenheit an.

Mobile Telefonie mit Kanzlei-Rufnummer

Auch das mobile Telefonieren über die Telefonnummer der Kanzlei ist heutzutage kein Problem mehr. Durch die Verknüpfung mit extern abrufbaren Speichern lassen sich standortunabhängig eingehende und ausgehende Telefonate bearbeiten und durch die Zeiterfassung sowie durch Aktenvermerke in der E-Akte fixieren.

Tipp für die Umsetzung

Datensicherheit im Fokus behalten

Bei all diesen Möglichkeiten gilt es jedoch zwingend die Datensicherheit im Blick zu haben, um den Zugriff von unbefugten Dritten auszuschließen. Auch eine automatisierte Einstellung über das regelmäßige Erstellen von Sicherungskopien sollte beachtet werden. Dies ist durch eine doppelte Datensicherheit über automatisierte Back-ups auf virtuellen NAS Speichern und zusätzlich verschlüsselte Cloud-Speicher möglich. Hierzu stehen entsprechende Verschlüsselungs- und Sicherungsprogramme sowie Dienstleister zur Verfügung, welche mit wenig Aufwand einen hohen Ertrag an Datensicherheit gewährleisten.



Nachverfolgbarkeit und Transparenz

Im Rahmen der E-Akte lässt sich darüber hinaus stetig bis ins Detail nachverfolgen, wer wann was in der Akte bearbeitet hat. Vom Eingang der ersten E-Mail über die zeitliche Erfassung eingehender Anrufe bis hin zur Rechnungslegung lassen sich sowohl die Bearbeiter, die erstellten oder geänderten Inhalte als auch die jeweiligen Arbeitszeiten erfassen. Mit diesen Informationen lassen sich neben Informationen für die Rechnungslegung auch weitere Optimierungsmöglichkeiten im Zuge eines internen Kanzleicontrollings identifizieren und umsetzen.


Die Mandanten in die digitale Transformation einbinden

Insbesondere beim Aufbau von E-Akten lassen sich Mandanten in den digitalen Aufbau von Arbeitsstrukturen sehr gut einbinden. Die Gestaltung der Mandantenkommunikation durch digitale Prozesse kommt diesen hierbei regelmäßig entgegen. So können Mandanten sämtliche notwendigen Unterlagen bereits digitalisiert als E-Mail senden. Diese Unterlagen können ohne vorheriges zeit¬- und kostenaufwendiges Ausdrucken in die E-Akten überführt werden. Ebenso verhält es sich bei der Mandantenkommunikation, die über E-Mail absolviert wird. Mit nur wenigen Klicks lassen sich diese Schriftwechsel in der E-Akte fixieren und so detailgenau nachvollziehen.

Die Erfassung von Mandantendaten lässt sich bequem über digitale Schnittstellen erledigen. Die bisherige händische Eingabe und die regelmäßige Übertragung der Daten in die erstellten Schriftsätze fallen damit zu großen Teilen weg.


Flexibilisierung durch beA und E-Fax

Auch die Einführungen des Anwaltspostfachs beA und die Möglichkeiten durch elektronische Faxe ermöglichen es dem Anwalt außerhalb der Kanzlei zu arbeiten. Es ist nicht mehr notwendig, das Faxgerät in der Kanzlei stetig im Auge zu haben, um nur keine Frist zu versäumen. Eingehende Faxe können über den Internetrouter oder via Fax-per-Mail ähnlich wie E-Mails empfangen und versendet werden. Dadurch ist es möglich, diese bequem vom eigenen Laptop standortunabhängig abzurufen oder zu versenden. Ebenso verhält es sich mit dem Anwaltspostfach beA. Die Arbeit des Anwalts ist nicht mehr an eine zwingende Anwesenheit in der Kanzlei geknüpft, sondern lässt sich von nahezu überall aus erledigen.

Auch geht mit diesen Werkzeugen eine nicht unerhebliche Geld- und Zeitersparnis einher. Die Zeiten, in denen vor allem auch ellenlange Dokumente und Anhänge ausgedruckt und anschließend per Post versendet oder bei dringenden Fristen durch das Faxgerät gejagt werden mussten, gehören damit der Vergangenheit an. Insbesondere die Anhänge lassen sich den Sendungen über Ihr Fax oder beA mit einem einzigen Klick beifügen. Dies spart nicht nur Papier und Druckerschwärze, sondern auch einen nicht unerheblichen Anteil an Arbeitszeit.


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Diktate direkt ins Schreibprogramm

Auch der Einsatz von Spracherkennungsprogrammen bringt eine erhebliche Arbeits- und Zeitersparnis mit sich. So ist es durch deren Einsatz entbehrlich, aufgenommene Diktate in aufwendiger, zeitraubender Arbeit händisch im Schreibprogramm erneut zu erfassen. Durch das Spracherkennungsprogramm wird der eingesprochene Text direkt im Schreibprogramm erfasst.

Dadurch hat der Diktierende seinen Text direkt vor Augen. Es ist nicht mehr nötig, eingesprochene Textstellen durch Zurückspulen, erneutes anhören, Spulen an die entsprechende Stelle und erneutes Einsprechen aufwendig zu korrigieren. Auch muss niemand extra beschäftigt und bezahlt werden, der das auf Band fixierte Diktat in das Schreibprogramm überträgt. Vielmehr genügt bereits ein zielgerichtetes Korrekturlesen.

So lassen sich durch den zielgerichteten Einsatz passender Diktierprogramme, die es auch speziell für Anwaltskanzleien gibt, interne Arbeitsabläufe verschlanken. Noch dazu kommt eine Ersparnis von Zeit und Geld. Diese eingesparten Ressourcen können gewinnbringend in andere Aufgaben investiert werden.


Digitalisierung und Automatisierung durch Legal Tech

Einhergehend mit der Digitalisierung lässt sich durch eine daran anknüpfende Automatisierung nochmals ein erhebliches Optimierungspotenzial ausschöpfen. So ist es möglich, durch immer wiederkehrende Textbausteine auch seitenlange Schriftsätze in nur kurzer Zeit in gewohnt hoher Qualität zu erstellen.

Bestimmte Programme ermöglichen durch eine einfache Maskeneingabe selbst komplexe Vertragsformulare in kürzester Zeit zu erstellen. Hierbei werden die individuellen Informationen durch entsprechende Bausteine in der Maske abgefragt. Durch die Auswahl der entsprechend hinterlegten Vertragstypen, wird der gesamte Vertrag anschließend ausgegeben.

Dieses Prinzip lässt sich ebenso auf weitere Dokumententypen, wie zum Beispiel Gerichtsanträge übertragen. Dieses Vorgehen bringt eine weitere erhebliche Zeitersparnis mit sich, welche in weitere Projekte investiert werden kann.

Letztlich lassen sich immer wiederkehrende einfache Sachverhalte sogar nahezu vollständig in kürzester Zeit mittels einer Legal Tech Software größtenteils automatisiert abarbeiten. Ob sich eine entsprechende Investition letztlich lohnt, hängt jedoch von den individuellen Gegebenheiten Ihrer betreffenden Kanzlei ab.

Tipp für die Umsetzung

Achtung bei Fernabsatzverträgen

Bedingt durch die Digitalisierung werden auch Verträge von Anwälten zunehmend über Fernabsatzwege wie Internet oder Telefon geschlossen. Hierbei muss beachtet werden, dass Verbrauchern ein Widerrufsrecht auch bei Anwaltsverträgen zusteht. Über dieses müssen auch Anwälte entsprechend belehren, um einen späteren Widerruf auszuschließen.

Die Beweislast, ob ein Fernabsatzvertrag vorliegt, trägt im Zweifelsfall der Anwalt. So hatte der BGH mit Urteil v. 19.11.2020 - IX ZR 133/19 entschieden, dass auch Anwaltsverträge widerrufen werden können. Der dort erfolgreiche Student musste daher nach dem Abschluss des ihn betreffenden Verfahrens keinerlei Honorar zahlen und bekam auch einen vor diesem Verfahren entrichteten Vorschuss erstattet. Derartige Fallstricke sollten daher nicht unterschätzt werden.



Unser Fazit zur Digitalisierung der Anwaltskanzlei

Die digitale Anwaltskanzlei der Zukunft bringt ein erhebliches Optimierungspotenzial aber auch einige Fallstricke mit sich. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, welche Ihnen bei dem Auf- oder Umbau Ihrer digitalen Kanzlei zur Seite stehen. Egal ob Einzelanwalt oder Großkanzlei – durch einen geschickten Einsatz der vorhandenen Möglichkeiten können sie ihr vorhandenes Potenzial ideal ausschöpfen, Ihre Work-Life-Balance optimieren und ihren finanziellen Ertrag steigern.

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